Un échange numérique

L’échange numérique d’actes et de leurs annexes avec le notariat est devenu réalité le 1^er avril 2014, grâce à la mise en production de l’application DER. Cette application est une réalisation commune du Service de la Simplification administrative (SSA), de la Fédération royale du Notariat belge (FRNB) et de l’AGDP. Les notaires présentent leurs actes et annexes de manière numérique grâce au programme E-registration, le pendant de DER au sein du Notariat. Les receveurs de l’enregistrement et les conservateurs des hypothèques reçoivent les documents présentés par DER, effectuent toutes les formalités et renvoient les documents aux notaires.

Avec l’acte proprement dit, les notaires envoient aussi les données structurelles de l’acte (métadonnées), comme les informations relatives aux parties et aux biens . Dans les bureaux de l’enregistrement et dans les conservations, ces informations peuvent être exploitées dans d’autres applications pour traiter les actes et actualiser la documentation patrimoniale, sans être encodées plusieurs fois.

Les avantages

Grâce à cet échange de données, les partenaires gagnent donc en efficience et limitent les risques d’erreurs. Cette manière de travailler a été partiellement mise en place en 2014, mais ne pourra donner sa pleine mesure qu’en 2015 avec l’introduction de l’application STIPAD. Le but final envisagé est une mise à jour unique de la documentation patrimoniale.

Les chiffres du bureau de mesure ASA indiquent que les gains en efficience pour l’AGDP s’élèveraient à 10 millions d’euros par an. Cette estimation a été réalisée sur la base des gains en temps que les services  de l’AGDP devraient enregistrer par dossier, compte tenu du nombre moyen de dossiers par an et du coût horaire moyen d’un fonctionnaire. Après la réalisation de la collaboration complète avec STIPAD, ce montant estimé augmentera encore. La diminution des frais administratifs pour le notariat est estimée à 50 millions par an. C’est d’ailleurs pour ces raisons, qu’en 2014, la collaboration entre DER et E-Registration a obtenu une nomination dans la catégorie Rentabilité aux « E-gov Awards », organisés par Agoria, la fédération de l’industrie technologique et TMAB Business Events.

Une période de transition jusqu’à l’obligation légale

Dès la mise en production de DER, certains notaires ont aussi utilisé E-Registration, alors qu’ils n’étaient tenus légalement de déposer leurs actes de manière électronique que depuis le 1er janvier 2015. Pour DER, 2014 a donc été une période de transition pendant laquelle les notaires et le personnel des bureaux de l’enregistrement et des conservations ont pu s’adapter progressivement aux nouvelles méthodes de travail, tout en relevant les maladies de jeunesse pour ainsi aider à améliorer l’application.

Un échange prévu avec les Régions

Le 1er janvier 2015, les services chargés de la perception des droits d’enregistrement et de succession dans le nord du pays ont été transférés à la Région flamande. Depuis, l’AGDP a également transféré les données d’enregistrement de certains actes au Service fiscal flamand (VLABEL). Pour les actes introduits de manière électronique, ces données peuvent être transférées par le biais de DER. L’application permettra les mêmes échanges avec les autres Régions quand elles se chargeront de la perception des droits d’enregistrement et de succession.

En 2015, il est prévu de poursuivre l’amélioration de DER, des autres applications de l'AGDP et de l’échange de données avec VLABEL. Il est aussi prévu de lancer l'interaction avec STIPAD, pour ainsi permettre une utilisation optimale de DER. Les collaborateurs et les partenaires du SPF Finances recueilleront alors les fruits de la numérisation.