Een digitale uitwisseling

De digitale uitwisseling van akten en bijlagen met het notariaat werd op 1 april 2014 een feit dankzij de inproductiestelling van de toepassing DER. Die toepassing is een gezamenlijke verwezenlijking van de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging (DAV), de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) en de AAPD. De notarissen bieden hun akten en bijlagen digitaal aan met het programma E-registration, de tegenhanger van DER bij het notariaat. De ontvangers van de registratie en de hypotheekbewaarders ontvangen de aangeboden documenten via DER, voeren alle formaliteiten uit en sturen de documenten terug naar de notarissen.

De notarissen sturen samen met de eigenlijke akte ook structurele gegevens uit de akte (metagegevens) door, zoals informatie over de partijen en de goederen. Die informatie kan op de registratie- en hypotheekkantoren gebruikt worden in andere toepassingen om akten te verwerken en de patrimoniale documentatie bij te werken, waardoor ze maar één keer moeten worden ingevoerd.

De voordelen

Dankzij deze  gegevensuitwisseling winnen de partners dus aan efficiëntie en beperken ze het risico op fouten. Die manier van werken werd in 2014 gedeeltelijk op gang gebracht, maar zal in 2015 volwaardig tot haar recht kunnen komen met de invoering van de applicatie STIPAD. Het uiteindelijke doel dat vooropgesteld wordt is een eenmalige bijwerking van de patrimoniale documentatie.

Cijfers van het DAV-meetbureau geven aan dat de efficiëntiewinsten voor de AAPD 10 miljoen euro per jaar bedragen. Deze schatting werd gedaan op basis van de tijdswinst die de kantoren van de AAPD zouden moeten boeken per dossier, rekening houdend met het gemiddelde aantal dossiers per jaar en de gemiddelde uurkost van een ambtenaar. Na de realisatie van de volwaardige samenwerking met STIPAD zal dat geschatte bedrag nog stijgen. De vermindering van de administratieve kosten voor het notariaat wordt ingeschat op 50 miljoen euro per jaar. De samenwerking tussen DER en E-Registration sleepte omwille hiervan in 2014 een nominatie in de wacht in de categorie Rendabiliteit voor de ‘E-gov Awards’. Deze wedstrijd wordt georganiseerd door Agoria, de federatie van de technologie-industrie, en door TMAB Business Events.

Een overgangsperiode tot aan de wettelijke verplichting

Sinds de productiestelling van DER hebben ook enkele notarissen E-Registration gebruikt, hoewel ze pas vanaf 1 januari 2015 wettelijk verplicht zijn om hun akten elektronisch neer te leggen. 2014 was voor DER dus nog een overgangsperiode waarin de notarissen en het personeel van de registratie- en de hypotheekkantoren geleidelijk aan konden wennen aan de nieuwe werkmethoden, terwijl ze afrekenden met kinderziekten om te helpen de toepassing verder te optimaliseren.

Een uitwisseling voorzien met de Gewesten

Op 1 januari 2015 werden de diensten voor de inning van registratie- en successierecht in het noorden van het land overgedragen naar het Vlaamse Gewest. Vanaf dan moet de AAPD ook de registratiegegevens van bepaalde akten doorgeven aan de Vlaamse Belastingsdienst (VLABEL). Voor de elektronisch aangeboden akten kunnen die gegevens via DER doorgegeven worden. De toepassing is klaar om dezelfde uitwisseling op gang te brengen met de andere gewesten als zij de inning van de registratie- en successierechten op zich nemen.

Het is voorzien om in 2015 DER en andere toepassingen van de AAPD verder te verbeteren en gegevens uit te wisselen met VLABEL. Het is ook voorzien om de samenwerking met STIPAD op te starten, om DER optimaal te gebruiken. Zowel de medewerkers als de partners zullen zo de vruchten plukken van de digitalisering.