Nieuwe structuur

Binnen zijn Stafdienst Begroting en Beheerscontrole (B&B) heeft de FOD Financiën het Expertisecentrum Interne Controle opgericht. Dat is het centrale aanspreekpunt voor alles wat met interne controle te maken heeft. Het beheert ook de documentatie over het ICS en coördineert de methodologie binnen de organisatie. De ICF’s hebben intussen in elke administratie en stafdienst processen voor risicoanalyse ontwikkeld. Die moeten eind 2016 afgerond zijn.

In februari 2014 werd ook een pool van vier ICF’s opgericht. Als er in een bepaalde administratie of stafdienst plots veel werk is of als een ICF van een bepaalde entiteit wegvalt, dan springt die pool bij. Dat zorgt voor een maximale flexibiliteit.

Quality check van de risicoanalyses

Op 30 april 2014 voerde de FOD Financiën een systeem in dat de kwaliteit van de interne controle kan beoordelen. In alle fases van de risicoanalyse bezorgen de ICF’s hun documenten, zoals resultaten van de risicoanalyse (risicoregister) en pv-validering, aan het expertisecentrum. Dat controleert vervolgens de kwaliteit ervan.

Methodologie en werkinstrumenten

Het is de bedoeling dat alle administraties en stafdiensten binnen de FOD Financiën op dezelfde, gestandaardiseerde manier rapporteren over hun interne controle. Daarom heeft het expertisecentrum in 2014 een unieke template ontwikkeld waarin alle informatie staat over de interne controleprocessen, waaronder de risicoanalyse. Alle ICF’s moeten dan ook die eenvormige methodologie volgen.

Sensibiliseringssessies

Het Expertisecentrum Interne Controle ondersteunt de entiteiten door sensibiliseringssessies te organiseren over de thematiek. Die sessies hebben als doel om de medewerkers bewust te maken van wat interne controle eigenlijk is. De ICF’s van het NIC willen ook aantonen dat interne controle geen inspectie is van personen en leggen bovendien uit hoe ze die controles uitvoeren. Zo willen ze de aandacht van directies, afdelingshoofden en dienstchefs van alle entiteiten vestigen op het belang van interne controle en hen duidelijk maken dat zij daarin een voorbeeldfunctie hebben.

Vooruitgang

Stap voor stap maakt de FOD Financiën vorderingen op het gebied van interne controle. Er zijn echter voortdurend nieuwe ontwikkelingen waarop de organisatie antwoord moet bieden. Het expertisecentrum past dan ook telkens zijn methodologie aan en werkt nieuwe werkinstrumenten uit. Er wacht de ICF’s dus nog heel wat werk.