2014 is het jaar van de officiële lancering van het grote leesbaarheidsproject. Doel: er voor zorgen dat de lezer de communicatie die voor hem bestemd is, begrijpt. Dat is geen eenvoudige opdracht. Er is niet alleen de ‘officiële’ communicatie zoals brieven, brochures of teksten op de websites. Ook de talrijke mails, rapporten en verslagen die de medewerkers van de FOD Financiën dagelijks produceren, moeten de leesbaarheidstoets doorstaan.

Waarom moet de FOD Financiën leesbaar schrijven?

1. Een imagometing bij burgers in 2013 wees uit dat de communicatie van de FOD Financiën als onbegrijpelijk wordt ervaren.
2. Eén van de basiswaarden van de FOD is ‘dienstbaar’: dat houdt in dat onze brieven begrijpelijk moeten zijn.
3. Het beantwoordt aan onze strategische doelstellingen om leesbare boodschappen te schrijven die de burger begrijpt na één keer aandachtig lezen: doeltreffendheid, efficiëntie en een betere dienstverlening.

De communicatie harmoniseren

Het verbeteren van zijn communicatie draagt ongetwijfeld bij tot een beter imago van de FOD Financiën en versterkt zijn waarde ‘dienstbaar’. Bovendien wint hij veel tijd en geld als mensen niet meer om de haverklap moeten bellen of mailen voor meer uitleg. Ook minder klachten en bijkomende administratieve procedures zijn hiervan een positief gevolg.

Gezien het grote aantal redacteurs, kan het leesbaarheidsproject zorgen voor meer coherentie in de communicatie van de FOD Financiën, door bepaalde taalafspraken te harmoniseren en door conventies voor te stellen rond de terminologie.

Ondernomen acties in 2014

Een kort overzicht van de leesbaarheidsacties in 2014. De FOD Financiën:

• herschreef een honderdtal veel verstuurde brieven
• stelde twee tools ter beschikking van de medewerkers :
  • een schrijfgids met daarin de grote leesbaarheidsprincipes, de belangrijkste taal- en schrijfregels maar ook interne afspraken zoals de juiste schrijfwijze van de namen verschillende administraties en diensten
  • een intranetsite Leesbaarheid met de inhoud van de schrijfgids maar ook allerhande schrijftips, voor-en-na-voorbeelden en een checklist om een herschreven tekst af te toetsen aan de leesbaarheidsprincipes
• ​lanceerde een sensibiliseringscampagne:
  • via de interne media verschenen diverse artikels over het onderwerp
  • nieuwe medewerkers volgen voortaan een infosessie ‘leesbaar schrijven’

En hoe gaat het nu verder?

Dit project is allesbehalve een one-shot. De FOD Financiën blijft erover waken dat de leesbaarheidsidee in alle niveaus van de organisatie doordringt. In 2015 zullen 150 medewerkers die regelmatig schrijven een tweedaagse opleiding ‘Leesbare brieven schrijven’ volgen bij het Opleidingsinstituut voor de Federale Overheid (OFO). Nog eens 150 anderen zullen zich kunnen inschrijven voor 2016. Nieuwe medewerkers zullen gesensibiliseerd worden en een affichecampagne is gepland.