Personeelsleden kiezen hun plaats in de nieuwe structuur van de FOD

In het kader van zijn reorganisatie ontwikkelde de FOD Financiën een keuzesysteem dat de betrokken personeelsleden toeliet om een standplaats en functie binnen hun entiteit te kiezen. 18.564 personeelsleden die in 2013 aan een administratie of stafdienst met meer dan één standplaats (gemeente of stad) waren toegewezen, konden in 2014 kiezen tussen de verschillende standplaatsen binnen hun entiteit.

Een belangrijke sociale maatregel waren de voorrangsrechten: de personeelsleden die in een bepaalde standplaats werkte, had voorrang in die standplaats of in een standplaats in de buurt als hun eigen standplaats zou sluiten door de reorganisatie. 16.020 personeelsleden gebruikten dat voorrangsrecht.

Uiteindelijk kregen 17.401 personeelsleden (93,74 %) één van hun keuzes. Voor 14.923 onder hen (80,39 %) was dat zelfs hun eerste keuze. De andere personeelsleden werden toegewezen door de managers op basis van de noden van de organisatie.

Na deze vrij pragmatische en grotendeels geautomatiseerde toewijzing had de FOD Financiën ook oog voor het sociaal aspect. Een opvolgingscomité waakte over de correcte uitvoering van de kanteling en onderzocht ook medische en sociale problematieken. Personeelsleden die bij de toewijzing in een standplaats terechtkwamen waar ze om ernstige sociale of medische redenen hun taken niet konden uitvoeren, kregen een tijdelijk of permanent alternatief.

In juli 2014 ging ook de echte uitvoering van de kanteling van start: 2.159 personeelsleden ‘kantelden’ zo in de nieuwe structuur.

Voorbereiden van de steunpilaar die noodzakelijk was voor het organiseren van de verhuisbewegingen

Op basis van een uitvoerige werklastmeting in 2013 heeft de Stafdienst Logistiek vanuit efficiëntieoverwegingen zijn personeel in de definitieve structuur ondergebracht. Die meting, noodzakelijk in het kader van de modernisering, vormde een prioriteit omdat Logistiek een van de eerste diensten was die volledig werd gereorganiseerd.

Op die manier heeft de Stafdienst Logistiek in de loop van 2014 zijn rol kunnen spelen bij de organisatie van de interne verhuisbewegingen (van personeel en materieel) om zo de definitieve structuur van de FOD Financiën te kunnen ontwikkelen.

Nieuwe structuur van de Stafdienst Personeel en Organisatie na de reorganisatie

De Stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) voerde zijn reorganisatie door op 1 juli 2014. De nieuwe structuur is erop gericht om de administraties en andere stafdiensten zo goed mogelijk in hun taken te ondersteunen.

De centrale P&O-diensten zijn als volgt gestructureerd:

• ondersteunende diensten (communicatie, budget, beheerscontrole, informatica … )
• expertisecentra waar aan een nieuw HR-beleid en nieuwe HR-projecten wordt gewerkt (zoals loopbaanbegeleiding, welzijn en leadership)
• Business Partners die de managers bijstaan in hun HR-beleid en een strategische, adviserende rol uitoefenen
• een Shared Service Center dat de HR- dossierbehandeling verzekert en klaarstaat voor alle mogelijke HR-vragen van de personeelsleden.

Daarnaast heeft P&O ook regionale diensten die in de provincies een actieve ondersteuning bieden bij bv. het absenteïsmebeleid en de evaluatiecycli, en zo in de praktijk de HR-politiek ondersteunen.

Nieuwe structuur van de Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie

De Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie (AABBI) is de eerste algemene administratie die volledig naar de nieuwe structuur is gekanteld.  Bij die kanteling, in 2014 voltooid, waren meer dan 600 medewerkers betrokken, verspreid over de centrale administratie en de verschillende buitendiensten in Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent, Brugge, Namen, Luik, Charleroi en Bergen.

Op operationeel niveau had deze kanteling als doel om de doeltreffendheid en de efficiëntie van de FOD Financiën in de strijd tegen de grote fiscale fraude te verbeteren door optimaal gebruik te maken van alle beschikbare menselijke en materiële middelen. 

Net zoals het opzetten van een fraudemechanisme vergt de strijd tegen de fiscale fraude een multidisciplinaire aanpak. Voor alle stappen in de procedure zijn specialisten in de diverse  fiscale wetgevingen maar ook informatica- en dataminingspecialisten nodig.  

De operationalisering van de werkprocessen en de nieuwe structuur van de AABBI zijn dan ook in overeenstemming met deze multidisciplinaire aanpak. De processen en de nieuwe structuur beogen een hogere doeltreffendheid van de onderzoeken, waarbij de nadruk op de kerntaken ligt, en een geïntegreerde aanpak doorheen alle bevoegdheidsdomeinen.  Ook wordt bijzondere aandacht geschonken aan de kennisdeling en de constante bijscholing van de ambtenaren.   

De organisatie van de centrale administratie van de AABBI is in grote mate gelijk aan die van de andere algemene administraties en weerspiegelt de structuur op strategisch niveau.  De AABBI bevat ook nog de Dienst Coördinatie anti-fraude (CAF): dat is een autonome dienst die rechtstreeks afhangt van de administrateur-generaal van de AABBI en die  de samenwerking tussen alle diensten die rechtstreeks of onrechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de strijd tegen de fiscale fraude coördineert en opvolgt. 

Wat de buitendiensten betreft, telt de AABBI voortaan vijf gewestelijke directies: Antwerpen, Brussel, Gent, Namen en de nieuwe 5de die bestaat uit inspectieteams verspreid over het hele grondgebied. De functionele organisatie van de operationele diensten stemt overeen met de nieuwe werkprocessen. Elke gewestelijke directie heeft nagenoeg dezelfde structuur:

• een dienst ‘inputbeheer’ die instaat voor het sneller en doeltreffender selecteren van alle relevante fraudesignalen
• een afdeling ‘operaties fraudebestrijding’ die bestaat uit een aantal polyvalente en multidisciplinaire inspectiediensten (verantwoordelijk voor het verrichten van fiscale onderzoeken) en gespecialiseerde ondersteuningscellen (douane, informatica en patrimoniumdocumentatie)
• een afdeling ‘juridische zaken’ die is samengesteld uit een cel geschillen en een cel invordering

Nieuwe structuur van de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering

In 2014 heeft de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering (AAII) de eerste grote stappen van haar modernisering gezet. Een nieuwe structuur werd zo ontwikkeld:

Op 1 januari 2014 werden het Inningscentrum en de Invorderingscentra opgericht. Die centra worden voortaan georganiseerd op basis van hun hoofdtaken, met name de inning (betalingen, terugbetalingen ...) en de invordering (recuperatie van belastingschulden), zonder een onderscheid te maken in de aard van de belasting.

Sedert 1 mei 2014 heeft de AAII ook de Administratie van de niet-fiscale Invordering in haar organisatie opgenomen (de vroegere kantoren der Domeinen en Penale Boeten en de Dienst voor Alimentatievorderingen of DAVO).

Op 1 juli 2014 begon de AAII met de integratie van haar medewerkers in de nieuwe structuur: de ambtenaren van de directiediensten van de verschillende centra (zoals de Juridische Dienst, de Dienst Boekhoudcontrole en de Dienst Comptabiliteit) namen hun nieuwe functies op. Op 1 september 2014 was het de beurt aan de centrale diensten van de AAII (zoals de Dienst Operationele Coördinatie en  Communicatie en de Dienst Operationele Expertise en Ondersteuning) om hun structuur te operationaliseren en de medewerkers daarin onder te brengen.  Nadien kwamen nog de kantoren van de DAVO die op 1 oktober werden geoperationaliseerd.

Het jaar 2014 was dus een eerste grote test voor de modernisering van de AAII en voor de evaluatie van de procedures inzake personeelsbewegingen en aanpassing van de informaticatoepassingen die in 2015 plaatsvinden.

Nieuwe structuur van de Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning

Vanaf 1 mei 2014 is de nieuwe Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning (BEO) echt van start gegaan. In eerste instantie zijn een aantal administraties, diensten en cellen die de opdrachten en taken uitvoeren die tot de missie van BEO behoren, effectief gehergroepeerd. Het gaat om de vroegere Administratie Fiscale Zaken, de Studie- en Documentatiedienst met inbegrip van de bibliotheek, de projectcel Fisconet, de Dienst Coördinatie van de Internationale Relaties en de Coördinatie van het Risicobeheer. Ze zijn ondergebracht in de 5 operationele diensten van BEO:

• Dienst Reglementering
• Coördinatie van de Internationale Relaties
• Coördinatie van het Risicobeheer
• Studiedienst
• Kenniscentrum

Deze  5 diensten zijn belast met de volgende activiteiten:

• het opstellen, de coördinatie, de implementatie en de opvolging van de wetgeving in de materies die tot de bevoegdheid van de FOD Financiën behoren (in 2014 nog met uitzondering van de wetgeving D&A en Thesaurie)
• de realisatie van studies over de impact van beleidsopties en de analyse van de resultaten van het gevoerde beleid
• de realisatie van een integraal risicobeleid
• het beheer en ter beschikking stellen van relevante informatie en van informatiebronnen
• het coördineren van de internationale relaties

Zowel vanuit het oogpunt van efficiëntie en doeltreffendheid, maar ook met de bedoeling om een betere dienstverlening te verlenen, is het belangrijk dat die al activiteiten vanuit één stafdienst worden ontwikkeld. Meer en meer wordt er een geïntegreerd beleid gevoerd waar alle aspecten van fiscaliteit en financiën samen met de budgettair-economische politiek en de maatschappelijke doelstellingen die de regering wil bereiken, aan bod komen. Bovendien moet dat beleid worden opgevolgd en is een gecoördineerd rapportering noodzakelijk. De Stafdienst BEO verenigt al die aspecten en wordt een permanente ondersteuning voor de minister, de staatssecretaris en hun kabinetten bij het uitstippelen en uitvoeren van hun beleid. BEO wordt de schakel om de wijzigingen aan de reglementering die door de operationele diensten nodig worden geacht, tot op het beleidsniveau te brengen. Deze stafdienst biedt tevens, ten behoeve van de operationele administraties en andere stafdiensten, een transversale ondersteuning op vlak van kennisbeheer, risicobeheer en internationale relaties.