Au SPF Finances, la digitalisation des procédures est considérée comme un thème actuel et majeur. Par digitalisation, on entend la création et la gestion de données numérisées (scannées) et numériques. Si son importance stratégique n’est plus à démontrer, qu’en est-il de sa mise en pratique ? 

La numérisation des dossiers du personnel

En 2014, le SPF Finances a poursuivi le chemin de la digitalisation. Depuis 2014, beaucoup d’indemnités ont été demandées en ligne par exemple et le scanning de tous les dossiers du personnel est en cours.

Le Service d’encadrement Personnel et Organisation numérise les dossiers vivants, élague les documents qui constituent des doublons, inventorie et transfère les dossiers n’ayant plus d’utilité administrative aux Archives de l’État.

Le but ultime est un de créer un dossier e-HR pour chaque collaborateur du SPF Finances.

Les centres de scanning du SPF Finances

La digitalisation de ces dossiers ne serait pas possible sans l’appui des deux centres de scanning du SPF Finances, situés à Namur et à Gand. Ils occupent respectivement 28 et 42 collaborateurs qui travaillent ensemble à la digitalisation des dossiers mais également à celle des déclarations fiscales papier rentrées. Il s’agit d’un travail conséquent : en 2014, 1.208.870 dossiers ont été scannés ainsi que pas moins de 2.124.996 déclarations, listings et annexes.

Mise en place d’un système d’ « e-scanning » et d’un processus de validation des factures

En 2014, le SPF Finances a commencé – à titre d’organisation pilote pour tous les autres SPF –  à numériser ses factures. L’intégralité des processus de traitement et de validation se fait donc de manière électronique.

L’ « e-scanning » et le processus de validation électronique au SPF Finances ont connu quelques maladies de jeunesse qui ont entraîné du retard dans les paiements. Fin 2014, ces problèmes étaient en majeure partie résolus.

Le processus de validation électronique permet un traitement des factures plus fluide et, de ce fait, davantage de paiements dans les délais requis.